Anche il condominio deve adeguarsi al Regolamento UE 679/2016 (G.D.P.R.), che impone obblighi precisi in materia di protezione dei dati personali.

In questo contesto, il soggetto Titolare del trattamento è la “compagine condominiale”, ma, poiché l’Amministratore di condominio ne è il rappresentante legale, egli assume un duplice ruolo: Titolare del trattamento in rappresentanza del condominio e Responsabile del trattamento per le attività operative connesse alla gestione condominiale.

La nomina dell’Amministratore come Responsabile del Trattamento, secondo quanto previsto dall’art. 28 del Regolamento, deve specificare i compiti, le finalità e le modalità di trattamento dei dati. Inoltre, il Responsabile è tenuto ad adottare tutte le misure tecniche e organizzative adeguate, tra cui:

• Predisporre e trasmettere un’informativa privacy conforme agli articoli 13 e 14 del GDPR, rivolta a condòmini, fornitori e dipendenti.
• Rispettare e far rispettare i principi di liceità, trasparenza, minimizzazione e integrità dei dati.
• Trattare i dati in modo lecito e proporzionato rispetto alle finalità condominiali.
• Effettuare una valutazione dei rischi e, ove necessario, una DPIA (Data Protection Impact Assessment).
• Informare tempestivamente il Titolare in caso di data breach o violazione dei dati trattati.

In questo scenario complesso, EPRA affianca l’Amministratore condominiale con un servizio strutturato e conforme, che garantisce la corretta attuazione del “sistema privacy” e la piena tracciabilità degli adempimenti.

Su richiesta dell’Amministratore, EPRA, oltre alla consulenza privacy e alla stesura della documentazione obbligatoria:

• Invia digitalmente le informative privacy con tracciamento della presa visione.
• Gestisce la firma delle lettere di incarico tramite OTP, garantendo autenticità e sicurezza.
• Conserva tutta la documentazione privacy (informative, nomine, log di accesso) in conformità agli obblighi di accountability.
• Effettua audit periodici tramite consulenti qualificati per verificare la conformità del condominio.
• Fornisce accesso online alla documentazione e invia promemoria automatici per mantenere aggiornato il sistema privacy.